（2012年6月12日制订）

第一章 总 则

第一条为加强学生档案管理工作的规范化、制度化建设,根据《中华人民共和国档案法》和国家有关学生管理工作的政策、规定，结合我校实际，制订本细则。

第二条学生档案管理工作坚持“为学生服务”的基本原则，坚持维护真实性和完整性的工作准则，实行统一管理。

第三条学生档案是指在本校学生管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、学习和工作表现的，以个人为单位集中保存以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

第四条学生档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的齐全、完整、准确与安全，有利于学生档案的利用。

第五条本办法适用于在我校接受普通高等学历教育的本科、预科、职业高等教育、继续教育学院的各类学生。

第二章 岗位职责

第六条学生档案管理人员职责：

（一）保管学校招收的本科、预科学生档案和继续教育学院招收的各类学生档案；

（二）接收学生档案材料；

（三）鉴别学生档案材料；

（四）办理学生档案查阅和转递；

（五）为有关部门提供学生基本情况；

（六）做好学生档案的安全、保密和保护工作；

（七）办理其他有关事项。

第七条学校各教学单位应有一名负责人分管学生档案工作，负责本单位学生档案材料的收集、整理、归档和移交工作。

第八条学生工作部（处）在九月底之前向档案馆移交新生名册（电子、纸质）。

第九条招生就业工作处在毕业生离校前二周，向档案馆提供毕业生就业方案（电子、纸质）。

第三章 归档范围

第十条档案材料的归档范围

（一）高中阶段档案材料：

由学生毕业的高中形成。

（二）大学阶段档案材料：

1、入学时填写的《环球360管理网学生登记表》；

2、学习成绩材料：包括主修、选修、辅修的各门课程的学业成绩表；

3、毕业材料：包括《高等学校毕业生登记表》《普通高等学校毕业生就业报到通知书》（存根），毕业论文、论文（设计）成绩评定表、实习鉴定表；

4、毕业生体检表；

5、奖励证明材料：表现和成绩突出获得院、校级及其以上的奖励审批材料（包括三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干、优秀毕业生、各项奖学金等）；

6、违纪处分及撤销处分材料：学生违犯国家法律法规、学校管理规定被予以处理、处分的决定，违纪学生参加矫正教育并撤销处理、处分的决定；

7、组织发展材料：加入中国共产党、中国共产主义青年团或民主党派的组织审批材料等；

8、学籍变动材料：休学、复学、退学、转学、出国或死亡等原因引起的学籍变动相关的证明材料；

9、其他有价值的材料。

以上1-4类为必备材料，5-9类为特定材料。

第十一条各学院集中收集新生档案，在招生工作结束后两个月内，按学号排列顺序，向档案馆移交。如有档案材料不全的，须在该生入学后第一学年内，将所缺档案材料补齐，并及时移交档案馆。

第四章 工作要求

第十二条学生归档材料应在规定时间集中完成装档工作。

第十三条未经批准，任何单位和个人不得私自扣留、截留应归档材料。

第十四条如因归档不及时，或归档材料不符合要求，给学生带来不利影响，有关单位或相关责任人员应承担责任。

第十五条各学院在移交学生档案材料至档案馆之前，应集中保管存放，确保安全。

第十六条收集整理学生档案材料时，各学院应标明学生的类别、专业，并按学号顺序排列；材料装入档案袋之前，要认真核对，保证档案材料不错装、漏装。归档材料交接时，交接双方经办人要履行签字手续，注明立卷单位及时间。

第十七条归档材料必须完整、齐全、真实，文字清楚，对象明确，有立卷单位或个人署名，有形成材料的日期，凡规定由有关部门审查盖章的材料，相关部门必须加盖公章。

第十八条各类材料文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写，文字要清晰。

第十九条对缺少材料的档案，各学院应以学生专业为单位作好统计，列出明细清单，交档案馆备查。

第二十条归档材料应是原件；特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

第二十一条各相关部门应在学生学籍变更后的两周内，将学生学籍变更文件送交档案馆；档案馆在接到学籍变更文件后，及时完成学生档案的移动工作，并在学生名册中做好变更记录。

第二十二条档案馆对不符合归档要求的档案材料，提出修改规范要求，对未按要求规范的材料，有权拒收或退还归档单位，并限期更正后归档。

第二十三条以上各项工作均由档案馆协调各学院分管学生工作的负责人组织人员完成。

第五章 档案的利用

第二十四条查阅和借用学生档案，应遵守以下规定：

（一）查阅学生档案须经利用单位组织批准，严格履行登记手续方可查阅；

（二）查阅人员应为中共党员，持有效证件到档案馆查阅档案，任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

第二十五条各学院只能查阅本学院的学生档案；其他部门查阅学生档案，须经学生所在学院负责人和档案馆负责人批准后，方可查阅。

第二十六条严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得擅自拍摄、复制档案内容，不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违犯者，应视情节轻重，依据《中华人民共和国档案法》予以处罚。

第二十七条确因需要从档案中取证的，必须经档案馆负责人批准并备案。

第六章 档案转递

第二十八条转递工作必须通过中国邮政EMS或机要方式进行，原则上不得由学生本人自带。档案转出时，要填写EMS转递单或《机要交接单》。

第二十九条毕业生档案的转递去向由招生就业工作处提供，毕业生档案的转递工作由档案馆负责办理。

第七章 附则

第三十条本实施细则由档案馆负责解释。

第三十一条本实施细则自公布之日起施行。